Asimismo, el proyecto incluye la mecanización de todos los procesos de tramitación y también los sistemas necesarios para poder tramitar y consultar cualquier expediente de forma electrónica. Para ello, Steria realizó de antemano la revisión y reingeniería de los procedimientos administrativos al objeto de simplificar los trámites administrativos y la documentación de cada uno de ellos así como para reducir las tareas, acortar los plazos, reducir el consumo de papel y hacer uso de certificados digitales y firma digital de documentos.

 

Antes del proyecto, los procesos de compras y contrataciones así como la rúbrica de las operaciones contables del Ayuntamiento de Mataró eran realizados de forma manual, imprimiéndose toda la documentación a firmar para su distribución por valija interna. El inicio y finalización de los procesos relacionados con la contabilidad quedaban registrados en una aplicación, pero no existía registro informático que permitiese el seguimiento de las diferentes fases por las que pasaba cada expediente y de la situación de los que se hallaban en curso.

 

Además, la plataforma de gestión de procesos de W4 prestaba soporte a sólo dos procedimientos, el de Registro de Decretos y el de Buzón de Comunicación, aunque también estaban desarrollándose los de expedientes de licencias de actividades y de licencias obras.